De procesgerichte werkwijze past naadloos in de 'Verandering by design' filosofie die eveneens door het Frisius MC wordt omarmd in dit programma.
Een fusie is meer dan het samenvoegen van organisaties; het is het samenbrengen van gewoontes en manieren van werken. Dat geldt zeker in de zorg, waar processen diep verankerd zijn in het dagelijks handelen van zorgverleners.
Bij Frisius MC, ontstaan uit het MCL in Leeuwarden en ziekenhuis Tjongerschans in Heerenveen, werd al vroeg besloten dat het elektronisch patiëntendossier niet simpelweg ‘samengevoegd’ kon worden. Dit moment was een kans om stil te staan, opnieuw te kijken en gezamenlijk te bepalen hoe het nieuwe Frisius MC de zorgprocessen wil inrichten. Dit was een moment om samen het EPD zo in te richten voor de toekomst.
Wij gingen met Roelie Louwsma, programmamanager, en Joke Anna Loonstra, procesmanager, in gesprek over het samenbrengen van twee EPD-systemen, de keuze voor een kwartiermakersfase en wat dit proces heeft opgeleverd.
Copyright foto’s: Zorgverbeteraars
“Je start nooit direct met implementeren,” vertellen Roelie en Joke Anna. “Een EPD-implementatie is geen technisch kunstje, maar een verandertraject.” Juist omdat beide locaties al jarenlang met een goed functionerend EPD werkten, was de vraag niet of het technisch kon, maar waarom en hoe Frisius MC wilde werken.
Die waarom-vraag vormde het startpunt. Niet: welk systeem is het beste? Maar: wat hebben zorgverleners nodig om hun werk goed te doen, nu en in de toekomst?
Wat gaat al goed en wat willen we behouden als we samen verdergaan?
In plaats van direct te bouwen, koos Frisius MC voor een kwartiermakersfase. Een fase waarin processen los worden getrokken van bestaande systemen en gewoontes.
“We zijn teruggegaan naar de bedoeling van het EPD,” leggen ze uit. “Het systeem moet ondersteunen, niet domineren.”
Dat betekende: weg van het denken in schermen en registraties en terug naar de kern. Hoe loopt de patiëntreis? Welke informatie is wanneer nodig? En hoe voorkom je dat zorgverleners steeds opnieuw hetzelfde vastleggen?
Als leidraad werd gewerkt met een referentiemodel voor ziekenhuisarchitectuur, waarbij bewust werd gekozen om te starten bij organisatie en proces en pas daarna bij informatie en applicaties.
“Het woord ‘applicatie’ is in veel sessies niet eens gevallen,” vertellen ze.
Roelie Louwsma en Joke Anna Loonstra
“We gingen naast de patiënt staan en vroegen ons af: wat gebeurt er vanaf het moment dat iemand zorg nodig heeft?”
Die benadering leidde tot vijf generieke hoofdprocessen, waaronder de polikliniek, kliniek, SEH, OK en functieafdelingen. Niet per specialisme of afdeling, maar breed en herkenbaar voor iedereen. Verdieping kwam later, waar nodig.
“Een patiënt op de polikliniek volgt in de basis hetzelfde proces, of hij nu bij cardiologie of geriatrie komt,” leggen ze uit. “Door dat generiek te maken, ontstaat rust, overzicht en consistentie.”
Voorheen werkten afdelingen soms onbewust verschillend, met eigen logica en timing. Informatie kwam laat of op meerdere plekken binnen, met vertraging en extra afstemming tot gevolg. “Door processen te standaardiseren aan de voorkant, ontstaat nu ruimte voor soepelere doorstroming verderop in de keten.”
Discussies waren er zeker, vertellen ze. ”Bijvoorbeeld over triage op de polikliniek of het moment waarop ontslagplanning start. Maar steeds werd teruggegaan naar dezelfde vraag: waarom doen we dit, en wanneer is het echt nodig? Die gezamenlijke taal hielp om los te komen van ‘zo doen we het altijd’.”
Wat deze aanpak bijzonder maakt, is de manier waarop zorgverleners zijn meegenomen. In werkgroepen, met collega’s van beide locaties, werd niet verdedigd wat men had, maar gedeeld wat werkte. “We ontdekten vooral hoeveel overeenkomsten er zijn,” vertellen ze. “Dat haalde spanning weg en versterkte het wij-gevoel.”
De ontwerpen werden vervolgens breed getoetst via demo’s en gesprekken met grotere groepen zorgverleners. Niet om alles opnieuw ter discussie te stellen, maar om herkenning te toetsen en draagvlak te vergroten.
Hoewel de ambities groot zijn, is Frisius MC ook realistisch. Niet alles hoeft bij livegang perfect te zijn. “We kijken heel bewust: wat is haalbaar bij de start, en wat volgt gefaseerd daarna?” Zo worden processen toekomstbestendig ontworpen, zonder ze afhankelijk te maken van tijdelijke capaciteitsproblemen.
Het doel is helder: een fundament leggen waarop verder gebouwd kan worden. Ook richting regionale samenwerking en zorg die steeds vaker (deels) thuis plaatsvindt.
Dat deze aanpak opvalt, bleek toen Epic Frisius MC vroeg om het verhaal internationaal te delen. Niet omdat het de makkelijkste route is, maar juist omdat het een doordachte route is. “Misschien een beetje eigenwijs,” zeggen ze lachend. “Maar wel vanuit overtuiging.”
De echte winst zit volgens hen niet alleen in een goed ingericht EPD, maar in wat daarna mogelijk wordt. En dat is een betere samenwerking in de regio, soepelere ketens en meer ruimte voor zorgverleners om te doen waar het om draait.
Of zoals zij het zelf samenvatten: “Het EPD is het voertuig. Wij zorgen dat de motor klopt, zodat iedereen er elke dag goed mee de weg op kan.”
Wil je het artikel downloaden? Klik dan hier
Je kunt dit artikel ook terugvinden in ons magazine Verbeter!
Wij maken graag dingen beter.
Meer over Zorgverbeteraars
Zorgverbeteraar Jonas Rubrech gebruikt McDonald’s graag in discussies over kwaliteit. Juist omdat mensen reflexmatig ‘nee’ zeggen als je vraagt of …
Lees meer
“Verandermanagement is niet mensen duwen in een bepaalde richting, het is het plaveien van de weg van de minste weerstand.”
Lees meer
