logo_verbeteraars

info@zorgverbeteraars.nl

06 26 44 36 44 (bel)

06 26 44 36 44 (whatsapp)

Voor in je verandertoolbox

Betere adoptie met persona's en scenario's

“Het is geen IT-project, maar een verandertraject”, roept de manager-IT. Je moet de business meekrijgen en de leden van de stuurgroep zo goed mogelijk  Ondersteunen om het project te promoten. Natuurlijk is dat soms is dat niet genoeg om de boel in beweging te krijgen maar gelukkig kan er nog meer. Misschien een communicatieplan of…

IT-projecten worden steeds minder technisch. Rond de bouw en ontwikkelingen van software maakt maatwerk plaats voor abonnementen en worden aanpassingen of RFC’s vervangen door ad-ons en koppelingen. Elk voordeel heeft zijn nadeel want: standaard inrichtingen of pakketten geven een heel andere dynamiek aan IT-projecten. Bestaande processen en werkgewoonten moeten plaats maken voor de standaard oplossing. Hoe gaat jullie afdeling daar mee om?

Standaard wordt de nieuwe standaard

In Office 365, bijvoorbeeld, staat delen en verbinden centraal. Het doel is elkaar eenvoudig vinden en beter samenwerken. Dit betekent ook écht anders leren werken. Ook als je helemaal niet slimmer wilt werken moet je geloven aan het nieuwe paradigma van Microsoft. Zoals Office 365 anders werken afdwingt komen ook EPD-leveranciers met steeds meer standaard oplossingen.
Daarmee wordt de ruimte voor afdelingspecifieke inrichtingen en oplossingen kleiner. Anders werken vraagt om een goed doordachte veranderaanpak. Dat is meer dan alleen leren werken met nieuwe software, zoals de knoppentraining of e-learning die vaak wordt ingezet. Het is nogal wat, mensen verleiden om nieuwe manieren van werken te ontdekken en te omarmen. Denk aan andere oplossingen zoals Persona’s en Scenario’s. Dit zijn krachtige tools voor adoptie omdat ze mensen bijna persoonlijk aanspreken.

Persona’s

Wie is toch die manager die de hele dag belt? En wat is nou zo bijzonder aan het werk van de directiesecretaresses? Met persona’s spreken we heel bewust en gericht publiek aan op basis van hun specifieke uitdagingen. Dat er verschillende soorten mensen in de organisatie zijn, dat is algemeen bekend.
Maar hoe kun je dit onderscheid inzetten voor betere resultaten? Door heel specifiek de uitdagingen van een kleine(re) groep te bespreken wordt je boodschap persoonlijk. Daar zit de kracht van de persona. Een verpleegkundige is nu eenmaal anders te verleiden dan een specialist of baliemedewerker.

Denk aan medewerkers die veel onderweg zijn zoals ambulancepersoneel, of die toegang moeten hebben tot specifieke maar betrouwbare informatie zoals de financiële afdeling. Ze vragen heel andere informatie en hebben heel andere zorgen. Soms is het verstandig ze op heel andere momenten en manieren aan te spreken. Zo kijk je per type medewerker naar dagritme en werkzaamheden en kom je op specifieke verandercommunicatie. Geen poster in de lift, maar een poster die precies over jou gaat: “Dag Henk!”

Scenario’s

De scenario’s kun je zien als voorbeeldprocessen. Wat is de ideale manier om een overdracht te doen in deze nieuwe omgeving? Hoe werken we samen in een document? Hoe ontvang je de belangrijke informatie in de ambulance en wat bereid je voor tijdens de poli’s? Het zijn de kleine standaard werkprocessen die mensen helpen te veranderen. Met een scenario leg je uit wat je zou kunnen of moeten doen in een bepaalde situatie. De scenario’s staan niet los van de persona’s. Verleiden gaat erom dat je mensen bijna persoonlijk aanspreekt. “jij kunt het ook anders doen!”, “ga jij mee veranderen?”.

Resultaten van de zachte kant

Een project is pas geslaagd als goed werkende functionaliteit ook echt gebruikt wordt. Dan is de organisatie er echt beter van geworden. Want echte resultaten gaan over medewerkers die anders en slimmer werken. Als je per persoon iets minder tijd kwijt bent aan zoeken, fouten herstellen of dubbele vragen stellen aan patiënten. En dat kan een computer (nog) niet alleen. Daarom is, juist met de hang naar standaard oplossingen, het betrekken en verleiden van je publiek meer en meer van belang. En dat vraagt andere competenties van beheer en (project)managers.

Wij maken graag dingen beter.

Meer over Zorgverbeteraars

Gerelateerd

De wet WEGIZ? Leg dat je moeder maar eens uit!

WEGIZ is: Wet Elektronische Gegevensuitwisseling in de Zorg. Weer een wet. Wat moeten we ermee?

Lees meer

Nieuwe functie: mailmanager

Sinds we massaal thuiswerken zijn we ook massaler gaan mailen. Het lukte mij vaak aardig om mijn inbox onder controle …

Lees meer

Al fietsend decharge

Het project ‘De gekoppelde OK’ is afgesloten met een eindrapport en een mountainbike tocht. De evaluatie formeel op papier voor …

Lees meer

Ontwerp & Realisatie Publiek