De zes valkuilen van datamanagement

1. Trends
Voorkom hippe en nietszeggende termen in het beleid, de plannen, de visie en offertes. Adviesbureaus en consultants zitten niet stil en maken lastige materie met plezier nog lastiger. Pas op voor mensen, bureaus en offertes met te veel krachttermen, zoals IT Agility, servicebased, Hadoop en the cloud. Als het niet lukt de opdracht in Jip-en-Janneketaal te formuleren, lukt het niemand deze binnen tijd en budget op te leveren.

2. Eigenaarschap data
De organisatie is eigenaar van en verantwoordelijk voor de data. Tegelijkertijd zijn ict en data voor altijd met elkaar verbonden. Toch is die data en de informatie die daaruit komt niet van de afdeling business intelligence of ict. Het is lastig voor organisaties om data los te zien van ict. Toch ligt de verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van data en eventuele datalekken alsmede voor de meerwaarde van informatie voornamelijk bij de mensen die met de data werken, de medewerkers.

3. Onzichtbare materie
Data invoeren wordt ervaren als een last. Na de invoer verdwijnen de data in een computer, kabel of cloud. Data zijn belangrijke en waardevolle ‘assets’ van de organisatie. Het kost tijd en geld om kwalitatieve en bruikbare data te managen. Bewustwording over het belang van data zorgt voor betere registratie aan de bron en meer en waardevoller gebruik van de uiteindelijke informatie en kennis. Maak data zichtbaar voor medewerkers. Dit vraagt om een datastrategie en  meerjarenplan rond de ‘lifecycle’ van data.

4. Excelleren op één gebied
Vanuit een branche, regelgeving of persoonlijke voorkeur wordt een enkel thema soms leidend. Datamanagement gaat echter over balans en samenhang tussen meerdere gebieden. Data governance is een belangrijke pijler van datamanagement. Door in te zetten op data governance kan meer regie en grip worden gekregen op wildgroei. De organisatie komt dan te weten waar het goed gaat en waar het beter kan.

5. Ad-hoc oplossingen
Beperk het aantal tools en oplossingen dat ad-hoc gekocht wordt. Aanbieders van tools hebben velerlei oplossingen die niet direct aansluiten bij het werkelijke probleem. Deze vele tools worden in de organisatie vaak naast elkaar en door elkaar gebruikt. Het gevolg is: data die niet meer te vergelijken is, werkwijzen die uiteenlopen en beheer die tijdrovend en foutgevoelig wordt.

6. Beperken van toegang
Toegang tot data te veel beperken leidt tot veel ‘OEI-gedrag’ (ongevraagd eigen initiatief). Dit betekent een wildgroei in Excel-sheets, accesoplossingen en lokale dataopslag. Medewerkers willen snel en flexibel data kunnen gebruiken en verwerken. Dit betekent dat er, liefst vanuit het bestuur een strategisch route uitgezet moet worden die ingaat op de balans tussen verantwoordelijkheid en vertrouwen.

Problemen voorkomen
Alhoewel het overtrokken is om iedere organisatie een big-data-probleem aan te praten, vallen er wel vele te voorkomen op het gebied van datamanagement. Een eerste stap hierin is analyseren wat de huidige situatie is en tegelijk een visiedocument opstellen voor de komende jaren. Zo kunnen beleid en plannen leidend zijn voor uitgaven, investeringen en communicatie rond datamanagement en zorginformatie.