Help, ik heb mijn data niet onder controle

Ieder jaar heb je als organisatie te maken met het terugkerende fenomeen van de financiële rapportage en kwaliteitsindicatoren. De jaarlijkse heksenketel waarin rapportages gemaakt worden, begrotingen opgesteld en de verantwoordingsrapportage gemaakt wordt voor externe partijen en overheden. Ieder jaar weer dezelfde stress. Iedereen die iets met data kan wordt zo’n beetje overgenomen en heeft alleen tijd voor het (opnieuw) maken van overzichtjes en overzichtjes over overzichtjes die vooral nodig zijn voor het beantwoorden van vragen over (onverklaarbare) verschillen.

Gelukkig zijn er altijd capabele medewerkers die dit eerder gedaan hebben en weten waar en in welke applicaties en bestanden de juiste data gevonden kan worden. Nu maar hopen dat ze niet onder een bus komen…

Herkent u dit?

We hopen natuurlijk van niet, maar de kans dat dit wel het geval is, is ongeveer 50 procent. Ongeveer de helft van de organisaties heeft namelijk een volwassenheidsniveau 1 (van vijf) op het gebied van datamanagement (Seiner 2014).

Wat is dat dan, ’niveau 1’?

Niveau 1 laat zich omschrijven als: ‘data kan voorkomen in allerlei bestanden en databases, worden gebruikt in allerlei bekende en onbekende formats, en kunnen redundant opgeslagen zijn op allerlei systemen onder verschillende namen in verschillende gegevenstypes. Ontwikkelingen vragen veel tijd en zijn afhankelijk van de kennis en ervaring van ontwikkelaars’ (o.a. Seiner, 2014).
Niveau 1 betekent eigenlijk dat je geen idee hebt of en hoe je datamanagementprocessen werken en of ze er zijn. Weliswaar met goede bedoelingen, maar je doet maar wat.

Kortom, de hierboven beschreven situatie geeft alle aanleiding om eens goed naar de toepassing van datamanagementprocessen in de organisatie te kijken. Heb je bijvoorbeeld een proces ingericht dat zich richt op het verbeteren van de kwaliteit van de data of op het eenduidig vastleggen van gegevens over de data (metadata), is er strategie en beleid met betrekking tot data en zijn er mensen die dit beleid uitvoeren?

Een goed begin is het in kaart brengen van de volwassenheid van de organisatie op het gebied van datamanagement.

Datamanagement Volwassenheidsmeting

Onder regie van stichting DAMA-NL, de Nederlandse ‘chapter’ van de Data Management Association International, is een volwassenheidsmeting ontwikkeld. Deze is gebaseerd op de DAMA-DMBOK, zeg maar de datamanagement-bijbel, en het MIKE2.0 framework. De volwassenheidsmeting geeft inzicht in waar de organisatie staat op alle elf datamanagementthema’s volgens DAMA en geeft zo inzicht in hoeverre de organisatie grip heeft op de eigen data.

Is dat nou erg, die score van 1?

Dat is maar hoe je het bekijkt. Als je de volwassenheidsmeting hebt uitgevoerd en een gemiddelde score hebt van 1, dan weet je wél welke datamanagementprocessen je kunt verbeteren en hoe.

Je kunt natuurlijk ook geen scan doen. ‘Ignorance is bliss’, zoals de Engelsen zeggen.

 

Wil je toch meer weten over de datamanagement volwassenheidsmeting en hoe je die effectief kunt inzetten binnen je eigen organisatie, neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder.