Nederland pilotland

Vroeg of laat, vaker vroeg dan laat, komt iemand met het lumineuze idee ‘laten we eerst een pilot doen’. De aanwezigen slaken een hoorbare zucht van verlichting: een pilot, natuurlijk! Dan kunnen we op kleine schaal ervaring opdoen, ‘laaghangend fruit’ plukken en de ‘lessons learned’ gebruiken om het vervolg succesvoller te laten zijn! Tevreden verlaat een ieder de vergadering.

Stel dat je een idee hebt, een mogelijke oplossing voor een probleem, en je vraagt je oprecht af of dit in de praktijk gaat werken. Een pilot uitvoeren kan dan een goede manier zijn om de werking en haalbaarheid van je oplossing in de praktijk te testen.
In de praktijk worden pilots echter met regelmaat gestart om hele andere redenen. Geen draagvlak voor een volwaardig project en dan maar onder de radar gaan opereren met een pilot is een veelvoorkomende. En dan hopen dat er door het doen van een pilot op mysterieuze wijze iets verandert. Dat gebeurt zelden.

Pijlers van een succesvolle en waardevolle pilot

Waar moet je op letten bij de overweging om een pilot te starten?

1. Draagvlak. Ook, of juist, een pilot vraagt veel draagvlak. Want als je wilt ontdekken of iets kansrijk is, kun je die betrokkenheid goed gebruiken. Het is doodzonde als een goed idee strandt door weerstand. Draagvlak ontstaat niet vanzelf. Neem niet aan dat deze na het doen van een pilot ineens ontstaat.
2. Belangrijkheid. Experimenteren met kritische bedrijfsprocessen is wellicht niet aanlokkelijk, maar je pilot moet wel ergens over gaan. Het is verleidelijk om een risicoloos project te starten waarin weinig kan mislukken. Maar laaghangend fruit plukken is geen prestatie. Het is weinig leerzaam en heeft amper nieuwswaarde. Daag jezelf uit. Juist een pilot mag mislukken.
3. Omvang. Een pilotproject is van nature kleiner dan een volledig project. Dat moet ook. Je wilt dat een pilot bestuurbaar en wendbaar blijft. Een klein team met teamleden die elkaar weten te vinden zorgt er voor dat er niet te veel tijd verloren gaat aan afstemming. Toch moet het niet te klein zijn. Een kleine succesvolle pilot kan maar zo afgedaan worden als een speciaal geval dat niet vertaald kan worden naar een bredere toepassing.
4. Duur. Wat voor omvang geldt, geldt ook voor de duur van de pilot. Een te korte pilot genereert onvoldoende aandacht en er bestaat mogelijk twijfel bij de generaliseerbaarheid van de resultaten. Bij een te lange pilot bestaat het risico dat het enthousiasme wegebt omdat resultaten uitblijven.
5. Meetbaarheid. Wellicht een open deur, maar als je niet weet wat de pilot moet opleveren, weet je ook niet of deze geslaagd is. Een pilot mag dan experimenteel zijn, maar dat wil niet zeggen dat je maar wat gaat aanklooien.
6. Budget. Een pilot doen omdat je geen budget loskrijgt voor een serieus project? Dan zal het in veel gevallen bij een pilot blijven. Onderzoek waarom er geen budget is. Is er onvoldoende draagvlak? Of krijg je de business case niet rond? En moet dat eigenlijk wel bij een pilot? Sommige oplossingen leveren op kleine schaal niets op, maar leveren pas iets op als je ze op grote schaal uitrolt.
7. Schaalbaarheid. Een van de vragen tijdens een pilot moet zijn in hoeverre de oplossing op te schalen is. Als de oplossing alleen maar een oplossing is voor bijvoorbeeld één afdeling, dan is er feitelijk geen enkele basis voor een pilot.

‘Oh, dit is een pilot…’

De keuze voor wel of geen pilot is een inhoudelijke keuze, maar ook een keuze op het vlak van communicatie. Een pilot suggereert immers dat het een test is, een proef, iets dat kan mislukken, iets dat mogelijk geen vervolg krijgt. Het suggereert, en dat is voor velen ook een veilige gedachte, dat men na de pilot nog altijd kan besluiten om er mee op te houden. Houd daar rekening mee als je een pilot wilt uitvoeren als eerste fase van een project. Wellicht dat de term pilot dan niet de beste is.

De moraal

Bezint eer ge begint. Uiteraard.