De implementatie van (een nieuwe versie van) een EPD is een serieuze verandering. En niet alleen omdat de schermen er net anders uit zien. Vaak komen processen en werkafspraken van jaren onder druk te staan. Een greep uit mijn ervaring met weerstand bij veranderingen in zorg en ICT.
Mensen die vasthouden aan de wereld zoals ze die kennen, iets wat ik ken als nostalgische weerstand. Uitspraken als: “We doen dit altijd zo dus waarom zou het nu ineens anders moeten?”, hoor ik regelmatig. Roekeloos veranderen moet zeker niet, je moet het kind niet met het badwater weggooien. Een verandering zorgt voor vraagtekens bij waarom je het doet zoals je het doet. Kijk dan zeker naar het waarom, maar waak er ook voor om zaken klakkeloos over te nemen. Ondanks dat het goed gaat, kan het vaak beter. Al is dat ook een kwestie van perspectief. Bijvoorbeeld als iets altijd door een secretaresse gedaan is maar in de nieuwe situatie bij een arts komt te liggen vanwege kwaliteit of verantwoordelijkheden. Het kan best een goed idee zijn om dit gelijktijdig met een nieuw systeem in te voeren. Alleen moet het dan nog wel ‘verkocht’ en geaccepteerd worden als een verbetering.
Nieuwe versies van een systeem en een standaard inrichting zouden gebruiksvriendelijker moeten zijn. Helaas is dit niet altijd het geval en heb je echt computer-skills nodig om je te redden. Ingesleten olifantenpaadjes zijn weg en je moet je nieuwe routines eigen maken. De uitspraak “ik ben niet zo handig” kan twee dingen betekenen: de een bedoelt ‘geef mij even wat extra tijd ik kom er wel’, terwijl de ander eigenlijk zegt ‘ik gooi de handdoek in de ring omdat het toch niet lukt’. En nee, leeftijd is geen excuus. Zo ken ik artsen die op latere leeftijd een typecursus volgen of de langdradige e-learning twee maal doen en het daardoor wél onder de knie krijgen.
bron: https://www.metronieuws.nl/in-het-nieuws/2020/02/nk-tegenwindfietsen-gaat-ondanks-harde-wind-gewoon-door/
Zolang we nog geen koppeling met het menselijk brein hebben, zal een EPD afhankelijk zijn van invoer door de zorgmedewerker. Er moet bijvoorbeeld het nodige vastgelegd worden voor kwaliteitsregistraties. Met de uitkomsten van een kwaliteitsregister kan veel gezegd worden over de zorg. Alleen de registratielast heeft vaak geen direct voordeel voor die patiënt of de zorgmedewerker in dat proces. Daardoor is het soms moeilijk om medewerkers te overtuigen om een registratie te doen. Zeker als er na al dat registreren niet eens automatisch een nette brief voor de huisarts uitrolt.
Updates, implementaties en veranderingen zij aan de orde van de dag. Het kan zo zijn dat eerst Office met Outlook aangepakt wordt, dan het intranet een nieuwe branding krijgt, vervolgens Citrix gaat werken met een andere URL en direct daarna het EPD een nieuwe versie krijgt. Dit kan ook als gevolg hebben dat mensen (of hele organisaties) verandermoe worden. Zeker als minder prettige veranderprojecten het vertrouwen in het verleden geschaad hebben. Gebruikers die verandermoe zijn kunnen hierom weerstand geven ondanks dat ze misschien best wel willen.
De oorzaak van weerstand kan dus erg verschillen. Ongeacht de oorzaak geldt dat er iets mee gedaan moet worden. Iemand die roept “dat ga ik echt niet doen” bewegen naar een constructieve oplossing is een flinke stap. Vaak is weerstand subtieler, als het al wordt geuit, en dus is het zaak de weerstand en de achterliggende oorzaak te herkennen zodat beide partijen er mee aan de slag kunnen.
Herkennen jullie dit? En hoe ga jij ermee om?
Bas is EPD-consultant bij Zorgverbeteraars. In de dagelijkse praktijk helpt hij ziekenhuizen en andere zorginstellingen met het optimaliseren van hun EPD en inzet van ICT, het implementeren van nieuwe functionaliteiten en het onderhouden van het EPD.
Meer over Bas Smit
De nieuwe wetswijziging Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) staat voor de deur en brengt ingrijpende veranderingen met zich …
Lees meer
