Zorg dat een nieuw EPD het feestje van de zorg is

Overstap van zelfbouw-EPD naar HiX standaard content in Zwolle

Het grote regioziekenhuis Isala met locaties in Zwolle, Meppel, Steenwijk, Kampen en Heerde stapte in november 2018 over van een zelfgebouwd EPD (Eridanos) en Ezis, naar het EPD HiX van ChipSoft, waarin wordt gewerkt met standaard content. Wat is de impact van zo’n overgang? Functioneel beheerders Susanne Pool (expertise: radiologie) en Hans de Vries (expertise: medicatie en later diagnostiek) blikken terug.

De overgang van een zelfgebouwd EPD naar een systeem waarin wordt gewerkt met standaard content is een hele verandering. Susanne en Hans van het ziekenhuis Isala in Zwolle zijn als functioneel beheerders nauw betrokken geweest bij de ontwikkeling en implementatie. Een groot verschil met de oude manier van werken, is de omvang van het systeem.

‘We hebben nu een veel groter, allesomvattend pakket’, zegt Hans. Waar eerder gebruik werd gemaakt van het apotheek-gerelateerde pakket Zamicom en de voorschrijfmodule Klinicom, is er nu sprake van een veel groter, geïntegreerd pakket. In plaats van losse applicaties en verschillende beheergroepen, wordt er nu gewerkt met één applicatie. ‘Hierdoor is eigenlijk een hele nieuwe afdeling ontstaan’, zegt Susanne.

Overzichtelijk georganiseerd

Eveneens bestaat het team, dat sinds de overstap is verhuisd naar een andere werkplek, uit veel meer mensen. En komen alle meldingen binnen in Topdesk. Susanne: ‘We krijgen van alles binnen: storingen, rechtenkwesties, verzoeken om wijzigingen door te voeren in het systeem. Eerder liepen mensen voor al deze dingen bij ons binnen, omdat we maar met een kleine club waren. Bij vragen op structurele basis gaan wij nu bij de gebruikers langs.’

Een van de belangrijkste en leerzaamste dingen van de nieuwe manier van werken is, vinden beide beheerders, dat de aanpak van problemen gestructureerder verloopt. Mede dankzij de ondersteuning van Bas Smit van Zorgverbeteraars heeft het beheerteam een beter overzicht van wat er binnenkomt en hoe ze meldingen het best kunnen verwerken.

‘We weten nu beter waar te beginnen en hoe we verder kunnen als we even vastlopen’, zegt Susanne. Hans onderschrijft dit. ‘We weten beter welke vragen we moeten stellen en ook wanneer wij een probleem moeten loslaten en uitzetten naar ChipSoft. We kijken eerst in hoeverre we dingen zelf kunnen oplossen en hoeveel tijd we daarin willen en kunnen steken. Als iets te veel tijd kost of te ingewikkeld is, besteden we het uit.’

Korte lijnen en gemakkelijk benaderbaar

De nieuwe structuur is zo opgetuigd dat de keyusers, een aangewezen groep gebruikers van artsen tot polimedewerkers, kunnen overleggen met de beheerders. Daarnaast zijn er zogeheten superusers, dit zijn gebruikers die het overzicht hebben over meerdere afdelingen. Daarboven staan weer proceseigenaren, die allerlei beslissingen nemen over het al dan niet doorvoeren van bepaalde wijzigingen. Op deze manier is een fijne structuur ontstaan van korte lijnen, zodat de beheerders en andere gebruikers van alle ziekenhuisafdelingen gemakkelijk met elkaar kunnen communiceren. Hoewel er wel enige hiërarchie zit in de organisatie, zijn de grenzen niet strikt. ‘Iedereen kan iedereen benaderen’, zegt Susanne. ‘Hans en ik hebben het meeste contact met de superusers en de keyusers. Maar we doen nooit de deur dicht, ook niet wanneer er een vraag binnenkomt die niet op ons terrein is.’

Dicht bij de zorg blijven

Om goed op de hoogte te blijven van wat er speelt, vindt er elke twee weken in kleine groepjes een overleg plaats tussen de beheerders en een aantal keyusers van verschillende afdelingen. Hans: ‘Het idee van deze overlegstructuur is dat we als ICT Informatisering dicht tegen de zorg aan zitten, zodat we niet de afdeling zijn die ook ‘iets doet’, daar in dat andere gebouw.’ Zichtbaar zijn en nauw contact houden met de zorg is belangrijk, benadrukken de functioneel beheerders. ‘Een nieuwe EPD moet niet het feestje worden van ICT of functioneel beheer’, zegt Susanne.

Neem de tijd, blijf scherp

Wat hun advies zou zijn aan andere ziekenhuizen die voor de overstap naar HiX standaard content staan? ‘Kijk goed naar wat een nieuw systeem te bieden heeft, voordat je oude structuren letterlijk overneemt in een nieuw systeem’, stelt Hans.

Zo zijn bij de implementatie in het Isala sommige lopende processen in hun geheel gekopieerd naar het nieuwe systeem, zonder eerst verder te kijken dan de grenzen van de eigen afdeling. Het gevolg is dat sommige afdelingen met dezelfde apparatuur werken in hetzelfde systeem, maar op een andere manier. Hans: ‘Dat moeten we nu weer gelijktrekken.’

Daarom is het raadzaam om goed de tijd te nemen voor de overgang, tippen Susanne en Hans. Ook is het noodzaak om te blijven kijken waar je processen kunt verbeteren, stelt Susanne. ‘Er komen steeds weer nieuwe versies aan. Dan moet je jezelf blijven afvragen: gebruiken we het systeem optimaal genoeg en waar kan het nog beter?’

Los van de kinderziektes die zich altijd voordoen bij zulke processen, zijn de twee beheerders zeer tevreden over het nieuwe EPD en de nieuwe werkwijze. Hans: ‘Het voelt goed om na zo veel jaar iets nieuws te doen. Dat geeft energie.’