Zorgverbeteraar aan het woord:

“Het leek mijn collega's een goed idee om mij te bevorderen tot Scrum Master”

Sinds 2019 ben ik managementassistent bij Zorgverbeteraars, een zelfstandige functie, waarbij ik mijn collega’s (voor de coronatijd) vrijwel alleen op vrijdag zag op ons kantoor. De vrijdag is de ‘Verbeteraarsdag’ waarop wij elkaar ontmoeten, bijpraten en veel (organisatorische) zaken (nog even) geregeld moeten worden.

Als mij in het begin gevraagd werd “Wat doen de Zorgverbeteraars?”, dan wist ik eigenlijk niet goed wat ik moest zeggen. Mijn taak was alles organisatorisch goed op orde hebben en mijn collega’s deden hun werk wel. Tijdens gesprekken met collega’s kwamen wij erachter dat ook zij wel eens iets misten van wat een ander deed en daardoor ook niet optimaal gebruik maakten van elkaars kennis en kwaliteiten.

Wij maken graag dingen beter, dus ook processen in ons eigen team.

Het leek mijn collega’s een goed idee om mij te bevorderen tot ‘Scrum Master’. Meer inzicht creëren in de werkzaamheden binnen de verschillende projecten, mijn collega’s achter de broek aanzitten om de werkzaamheden concreet te maken en op deze manier ook het team helpen om werkzaamheden te plannen en te prioriteren. Dit leek mij een goed plan en een leuke nieuwe toevoeging aan mijn werkzaamheden.

Waar begin je?

Iedereen heeft zijn eigen werkmethode. Op dat moment hadden we veertien projecten, bij negen klanten, door vier collega’s uitgevoerd. Ik heb mij eerst maar eens verdiept in de Scrum-methodiek en het boek “Scrum in Actie” gelezen. Daarna heb ik een belrondje gedaan met mijn collega’s om meer te weten te komen over de projecten (“Graag in Jip en Janneke taal uitleggen”) en daar een beter beeld van gekregen. In een teamoverleg hebben we besloten om uniform te gaan werken met Scrumborden, niet de verschillende kleuren notitievelletjes op de muur, maar digitaal in Trello. Het programma bestaat uit verschillende teams (klanten), met borden (onze projecten), lijsten (Scrum methodiek) en kaarten (taken/werkzaamheden).

Hoe ziet de werkweek eruit met deze nieuwe werkwijze?

Onze werkdag begint met de ‘Daily stand up’. We beantwoorden de volgende vragen:

• Wat heb je gisteren gedaan (met aandacht voor het Succes van de dag)?
• Wat ga je vandaag doen?
• Heb je een hulpvraag?

De antwoorden op deze vragen zetten wij dagelijks in Teams, om te delen waar we mee bezig zijn.
Op dinsdag hebben wij een Teams-vergadering om elkaar te zien en in een kort vragenrondje (‘check in’) te horen hoe het gaat, zowel privé als op werkgebied. In corona-tijd des te waardevoller omdat we elkaar op dit moment zelden in het echt treffen.
Om de week op donderdag maak ik een belrondje met mijn collega’s, dan nemen we de scrumborden door. Hoe gaat het met de sprinttaken? Op deze manier leggen we de focus op de taken die er gepland staan en kan je besluiten nemen. Moeten deze werkzaamheden vandaag of kan dit wachten tot de volgende sprint?

Vrijdag is nog steeds onze ‘Verbeteraarsdag’, de dag waarop we elkaar ontmoeten. De ochtend begint met de sprintbespreking (al is ook dat nu digitaal), waarbij we beginnen met de vraag ‘Hoe gaat het met jou?’. Daarna maken we nog een rondje, waarbij iedereen in 15 minuten iets over zijn projecten mag vertellen. Iedere 2 weken eindigen we de sprint en starten wij een nieuwe sprintperiode op. Daarbij proberen we meer en meer de openstaande taken te zien als een backlog voor het hele team in plaats van voor een specifieke persoon. Zo zijn we beter in staat de capaciteit en de kwaliteiten binnen het team nog beter te benutten.

En nu?

Wij zijn gewoon begonnen met deze andere werkwijze. Voor de ene collega pakt dit heel goed uit, voor een andere collega is het wennen om de werkmethode aan te passen en deze Trello-borden goed in te richten en bij te houden. Maar voor iedereen geldt dat het gaandeweg steeds meer overzicht geeft en een gevoel van ‘grip op de zaak’.

Voor mijn eigen interne werkzaamheden heb ik ook een bord aangemaakt. Veel werkzaamheden kan ik goed plannen, maar er is ook ruimte voor ad hoc zaken. Deze nieuwe manier van werken geeft mij veel inzicht in de werkzaamheden van de andere Zorgverbeteraars. Ik vind het leuk om de bijeenkomsten te begeleiden en probeer daarbij de juiste vragen te stellen om mijn collega’s focus te laten houden op wat er gedaan moet worden.

Het is zelfs zo leuk dat ik Trello en Scrum thuis heb geïntroduceerd (net als een collega). Ik weet niet hoe het bij jullie is, maar in bijna elke ruimte ligt wel een klus te wachten, van behang plakken tot nieuwe gordijnen bestellen. Ik maak een kaart aan in de backlog en pak zaken op in een Sprint van twee weken. Voor mij werkt het erg goed! Nu moet mijn man het nog leuk gaan vinden.

Heb je vragen of suggesties? Wij delen onze ervaringen graag. Neem gerust contact met mij op.