Betere opvolging incidenten Dokterszorg Friesland met Q-base

De cirkel van het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) van Dokterszorg Friesland is rond met de implementatie van Q-base, een applicatie waarmee onder andere klachten en incidenten worden geregistreerd.

De cirkel van het kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) van Dokterszorg Friesland is rond met de implementatie van Q-base, een applicatie waarmee onder andere klachten en incidenten worden geregistreerd. Dat geeft mogelijkheden om de zorg te verbeteren maar ook om medewerkers te motiveren om incidenten en klachten daadwerkelijk te melden.

 

Fine-tunen

Hovinga werkte bij de implementatie van Q-base nauw samen met Zorgverbeteraars. “Ik hield me bezig met de formulieren die ingevuld moeten worden, de inhoudelijke kant. Zorgverbeteraars regelde alles aan de ICT-kant en zorgde dat alle systemen goed werken zowel op internet als op intranet. Dat is ook zo mooi van dit systeem. Een huisarts die een weekenddienst bij ons heeft gedaan en een paar dagen later nog een melding wil invoeren, hoeft daarvoor niet in te loggen bij de Dokterswacht maar kan gewoon via internet een formulier invullen. Dit wordt automatisch ingelezen in het KMS. Hetzelfde geldt voor patiënten. Ook zij kunnen een klachtenformulier via internet invullen. Dat wordt bij ons automatisch verwerkt en dan hebben we direct alle benodigde informatie bij elkaar. Dat werkt sneller, makkelijker en het verlaagt de drempel om meldingen te registreren. We hebben bovendien categorieën op onze meldingen toegekend. Dat maakt het rapporteren makkelijker en we kunnen ze vervolgens bespreken met onze ketenpartners zoals de Thuiszorg, de 112-meldkamer, ziekenhuizen of de GGZ. In de applicatie zit bovendien een koppeling tussen de analyse van een incident en de verbetermaatregelen en de opvolging daarvan. Dat is een groot voordeel. Het maakt de cirkel rond van het huidige kwaliteitsmanagementsysteem. Continu verbeteren is geïntegreerd in het systeem.’’

Er wordt binnen de sector meer met deze applicatie gewerkt. Een voordeel, volgens Hovinga: “De applicatie is al op deze sector ingesteld en dat maakt het voor ons makkelijk. Dat betekent dat we alleen maar hoefden te fine-tunen op onze organisatie. Managers die de meldingen ontvangen worden inhoudelijk gecoacht op hoe de informatie geanalyseerd moet worden en hoe zo’n melding moet worden opgevolgd. Zo helpt de informatie ons bewust te maken van wat precies het incident heeft veroorzaakt en uiteindelijk ook hoe we onze zorg kunnen verbeteren.”

Positief

Nu de implementatie een feit is, zit het werk van Hovinga er nog lang niet op. “We besteden de komende tijd veel aandacht aan het motiveren van medewerkers om incidenten te melden. We scholen ze over het belang van het invoeren van de meldingen, want het melden van incidenten draagt echt bij aan het verbeteren van de patiëntenzorg en patiëntveiligheid. Daarnaast willen we managers meer bewust maken van het feit dat het juist positief is en het gewaardeerd moet worden als incidenten of klachten worden gemeld. Zo buigen we de negatieve lading rondom incidenten en klachten om naar positieve waardering en betrokkenheid. Melden draagt bij aan betere en veiligere patiëntenzorg!”