03-05-2021
Hoe het EPD helpt om kaartjes bij de patiënt te krijgen.
Kaartjes krijgen is erg fijn. Een bemoediging of een bedankje in een vorm die we misschien wel aan het vergeten zijn. Zo riepen diverse ziekenhuizen op om een kaartje te sturen omdat er minder bezoek kon komen vanwege Corona. Zo ook Isala (zie ZwolleNu – Isala: stuur onze patiënten een kaartje). Maar dan moet het kaartje nog wel aankomen bij de patiënt. De postbode gaat niet verder dan de voordeur van het ziekenhuis…
Proces
Bij de praktische informatie op de website geeft Isala aan hoe je het beste een kaartje kan sturen. Natuurlijk onder vermelding van de naam, afdeling en kamernummer. De naam lukt natuurlijk wel, maar de locatie, afdeling en kamer is al lastiger.
Wekelijks komen er 1800 kaartjes binnen voor patiënten die op één van de 1.224 bedden zouden moeten liggen. En de postbode gaat niet verder dan de ingang van het ziekenhuis. Interne postverwerkers zorgen ervoor dat deze poststukken bij de patiënt worden bezorgd. Ondanks dat er moeite is gestoken in het schrijven van het kaartje, is de juiste patiënt maar zo niet gevonden. De patiënt kan verplaatst zijn of misschien zelfs al ontslagen. Gelukkig weet het EPD te vertellen waarheen de patiënt verplaatst is of wat het thuisadres is.
Uitdaging
Zoals wel vaker kan het een uitdaging zijn om de informatie daadwerkelijk terug te vinden in het EPD. Op een dag kreeg ik een vraag vanuit de postkamer. Voor hen was er al eens een overzicht gemaakt om de opgenomen patiënten op te zoeken. Alleen was het overzicht langzaam en waren patiënten met dubbele namen en verplaatste patiënten lastig of helemaal niet te vinden. Pareltjes noem ik zulke meldingen: een bijzondere vraagstelling met een niet alledaagse insteek en een kans om dingen beter te maken. Ik ging aan de slag met deze melding als met Overzichtsgenerator; de module in HIX waarmee informatie uit het EPD gehaald kan worden voor hergebruik.
Op basis van de melding en inzichten van collega’s kon ik een opzet maken in een testomgeving. In een afspraak op afstand met een gedeeld scherm heb ik de opzet en enkele vragen voorgelegd aan de melder.
De afspraak gaf meer inzichten waarna ik een nog beter overzicht kon maken. Het overzicht haalt nu alle opgenomen en ontslagen opnames op van maximaal de afgelopen 3 maanden. Er kan nu op naam gezocht worden zonder rekening te houden met eigen naam of getrouwde naam. Verder wordt in de resultaten de actuele locatie van de patiënt in het ziekenhuis getoond, maar ook het woonadres, mocht de patiënt ontslagen zijn. Bovendien werkt het weer snel: binnen enkele seconde heeft de postkamer de gegevens op het scherm. Wat uiteraard veilig binnen de muren van het ziekenhuis gebeurt en zonder inzicht in de medische gegevens.
Bedankt
Deze melding sloot ik af in vol vertrouwen dat ik een gebruiker gelukkig gemaakt had. Iets wat je aanneemt tot het tegendeel zich bewijst. Maar in dit geval, tweeëneenhalf maanden later, een mailtje in mijn inbox: “Het werkt heel prettig en we zoeken allemaal weer met plezier kaartjes uit.” Erg leuk om zo een bedankje te krijgen en fijn dat ik ze echt heb kunnen helpen.
Note to self: vaker mensen bedanken, ook al doen zij gewoon hun werk.
Heb jij nou nog een pareltje liggen waar je niet uitkomt of wil je weten hoe het overzicht er daadwerkelijk uitziet? Mail mij dan!
Bas is EPD-consultant bij Zorgverbeteraars. In de dagelijkse praktijk helpt hij ziekenhuizen en andere zorginstellingen met het optimaliseren van hun EPD en inzet van ICT, het implementeren van nieuwe functionaliteiten en het onderhouden van het EPD.
Meer over Bas Smit
