05-02-2020
Wanneer twee ziekenhuizen samengaan, zoals het Academisch Medisch Centrum (AMC) en het VU medisch centrum (VUmc) in Amsterdam, heeft dit niet alleen impact op de medewerkers en aansturing van het nieuwe ziekenhuis. Ook de data- en informatievoorziening vraagt om eenduidige organisatie, opslag en presentatie. Een meer dan uitdagende klus, weten Erik Lubbe en Gerard van der Voorn, beiden hoofd Business Intelligence.
Personeelsgegevens, financiële informatie, patiëntendossiers, inkoopcijfers, laboratoriumdata; allemaal zijn ze digitaal vastgelegd in het ziekenhuis, ergens in het zogeheten datalandschap. Dit landschap bestaat uit verschillende bronnen vol informatie, die uiteindelijk samen uitkomen op een groot, centraal elektronisch verzamelpunt: een datawarehouse. ‘Denk aan een pakhuis met grote stapels waardevolle data’, zegt Gerard van der Voorn, het hoofd Business Intelligence van locatie VUmc.
Data en informatie
Samen met collega Erik Lubbe, die dezelfde functie heeft voor locatie AMC, is Van der Voorn sinds het begin van dit jaar belast met de schone taak om te komen tot een gezamenlijke manier om data te verzamelen en te distribueren voor zowel het AMC als het VUmc.
Hun doel is het ontwikkelen van een efficiënter en effectiever datalandschap, waarin een expliciet onderscheid wordt gemaakt tussen data (de ‘kale’, betekenisloze feiten zoals getallen, tekens, symbolen en afbeeldingen) en informatie (data die betekenis krijgt door de context waarin ze wordt gebruikt). Dat wil zeggen dat ze alle beschikbare data omzetten naar toegankelijke en standaard informatieproducten, zoals rapporten, dashboards, analysekubussen en datasets voor onderzoekers.
Een complexe klus, bevestigen de ICT-experts. Van alle data die ooit ergens is opgeslagen, moeten ze opnieuw beoordelen: wat kan weg? Wat niet? En waar en hoe moet het dan bewaard blijven? Lubbe lacht. ‘De ziekenhuiswereld is ook niet zo goed
in het verwijderen van dingen. De verzameling gegevens wordt alleen maar groter en groter. Dus je moet goed nadenken over wat je wanneer weggooit.’
Het beste van twee werelden
In het nieuwe datawarehouse combineren en harmoniseren de heren het beste van de twee goed werkende data-landschappen van het AMC en het VUmc. Hiervoor hebben ze beide systemen opnieuw onder de loep genomen; van de infrastructuur, de gehanteerde definities, de digitale tools waarmee werd gewerkt, tot de presentatie en de werkwijze.
Met de belangen van de twee ziekenhuizen in het achterhoofd hebben ze zichzelf steeds de vraag gesteld: als je het systeem van A tot Z opnieuw mocht opbouwen, hoe zou dat er dan uitzien? Het antwoord op deze vraag werd het uitgangspunt voor de nieuwe data-omgeving, waar het duo het afgelopen jaar mee bezig is geweest.
Om een tunnelvisie te voorkomen, hebben Lubbe en Van der Voorn hun concept van het nieuwe datawarehouse voorgelegd aan de specialisten van Zorgverbeteraars, voor een externe audit. Van der Voorn: ‘Hierin hebben we ze alle ruimte gegeven om betrokkenen te interviewen en ons vervolgens advies te geven over de gekozen koers, de gemaakte keuzes en tips ter verbetering.’ Een belangrijk punt van discussie die dag was bijvoorbeeld het spanningsveld tussen kwalitatief goede data willen leveren en snel willen leveren. ‘Hieruit is een advies gekomen voor het labelen van aanvragen om de “fit for purpose” beter te kunnen organiseren’, zegt Van der Voorn. ‘Dankzij deze audit en de aanvullende aandachtspunten waarop we zijn gewezen, weten we dat we op de goede weg zijn.’
Dezelfde taal spreken
Wat van het grootste belang is, benadrukt Lubbe, is dat het systeem eenduidig is. Waarmee hij onder meer bedoelt dat iedereen die in het nieuwe systeem data invoert, dezelfde taal spreekt. Lubbe: ‘Neem bijvoorbeeld binnen of buiten reguliere bedrijfstijd op het operatiecomplex. Dat lijkt op het eerst oog redelijk eenvoudig, maar nu blijkt dat de bedrijfstijden in het AMC en VUmc verschillen, waardoor de cijfers niet direct werden herkend. Er zijn dus heldere definities nodig, zodat we weten waar we naar kijken.’
Daarbij moet je ervoor zorgen dat je de juiste informatie samenvoegt, benadrukt Van der Voorn. ‘We werken voor veel doelgroepen die allemaal hun eigen data hebben, die ze ook nog eens op een unieke wijze opslaan. Al die bronnen van informatie moeten wij zien te koppelen en ontsluiten. De financiële afdeling wil straks wel weten waar ze hun informatie kunnen terugvinden, net als de artsen, verpleegkundigen, controllers en onderzoekers.’ Aldus is een robuust en overzichtelijk systeem nodig, dat bovendien moet kunnen meebewegen met een datalandschap dat steeds verandert als gevolg van nieuwe technieken en regels, zoals de ontwikkeling van het elektronisch patiëntendossier (EPD) en de privacywetgeving.
Zorgvuldige databoekhouding
‘Vroeger registreerde iedereen alles op zijn eigen manier’, zegt Lubbe. ‘En liep een arts bij wijze van spreken naar het laboratorium om een medewerker om de gegevens van een bepaalde patiëntengroep te vragen. Of data werd overgetikt als meerdere mensen van dezelfde gegevens gebruik moesten maken.’ Dat is al lang niet meer zo. ‘We zijn veel efficiënter en consciëntieuzer gaan werken.’
Het bijhouden van een zorgvuldige en inzichtelijke databoekhouding wordt dus steeds belangrijker, betogen Lubbe en Van der Voorn. ‘Data wordt tegenwoordig ook veel vaker buiten het ziekenhuis gebruikt’, licht Lubbe toe. ‘Dat betekent dat je alles heel goed moet documenteren en toetsen op het naleven van de wetgeving.’
In het specifieke geval van het nieuwe datawarehouse voor het Amsterdam UMC zijn Van der Voorn en Lubbe zo snel mogelijk bij elkaar gaan zitten om samen met de medewerkers de overeenkomsten en verschillen tussen de twee afzonderlijke systemen de detecteren. Van der Voorn: ‘Zo’n 95 procent van de werkzaamheden deden we hetzelfde, een paar zaken waren anders georganiseerd.’
Het gouden ei
De beide heren hebben flink de tijd genomen voor hun ‘bouwproces’, zodat ze doordrongen raakten van elkaars voorkeuren en wensen maar zeker ook van die van de gebruikers. ‘Kijk, gedoe komt er toch wel’, zegt Van der Voorn met een glimlach. ‘Dan kun je maar beter zo vroeg mogelijk tegen elkaar uitspreken en duidelijkheid creëren.’
In januari moet de hele infrastructuur klaar zijn. Tot die tijd moet het systeem ook nog gewoon door blijven werken. Lubbe en Van der Voorn kijken met gepaste trots terug én vooruit.
Van der Voorn: ‘Wij zitten hier als een soort Dagobert Duck op een gouden ei: al die waardevolle informatie die door alle medewerkers in het systeem is gestopt. Die gaan we nu als een soort Robin Hood op een zo toegankelijk mogelijke manier teruggeven aan al die ‘arme’ mensen die daar zo keihard voor hebben gewerkt.’
Wij maken graag dingen beter.
Meer over Zorgverbeteraars
Ik mag het woord bij ons op kantoor eigenlijk niet gebruiken, informatierevolutie. Dat zal er alles mee te maken hebben …
Lees meer
Doordat systemen niet altijd goed op elkaar aansluiten en gegevensuitwisseling vaak nog verre van optimaal is, gaat er veel kostbare …
Lees meer
