Nieuwe functie: mailmanager

06-07-2021

Bas Smit

Sinds we massaal thuiswerken zijn we ook massaler gaan mailen. Het lukte mij vaak aardig om mijn inbox onder controle te houden. Maar soms is het al een succes om deze onder de honderd onverwerkte berichten te krijgen.

Zoals je van het internet kan verwachten, zijn daar veel lijstjes te vinden met wat je wel en juist niet moet doen. De belangrijkste tip is volgens mij wel dat je mailt met aandacht, wat geldt voor het versturen én verwerken. Een ergernis is namelijk dat een e-mail onbehandeld blijft. Naast het bijhouden van de inbox gaat er namelijk veel tijd zitten in het najagen van acties. Heb ik de reactie ontvangen waarmee ik verder kan?

Synchroon vs. asynchroon

Op verschillende manieren draag ik bij aan beter ‘mail management’. Een voorbeeld daarvan is dat ik de telefoon pak wanneer er een ping-pong van heen-en-weer mailen ontstaat. E-mail is namelijk niet de enige vorm van communicatie en soms ook niet de juiste. Een belangrijk onderscheid is dat tussen synchrone en asynchrone communicatie. Asynchrone vormen zijn berichten die de ontvanger op zijn eigen tijd kan verwerken zoals mail en chat. Bij synchrone communicatie communiceren zender en ontvanger gelijktijdig. Het bellen van een collega of daadwerkelijk opzoeken werkt soms beter. Sterk zou zijn als je altijd de juiste vorm te pakken hebt, sterker is dat je leert en verandert van vorm wanneer dat beter past.

Bron: pexels

Wat verwacht je van de ander?

Ook probeer ik bij het verwerken van een e-mail in te schatten wat het doel is van het bericht. Is mij dit ter informatie gestuurd? Dan kan ik hem lezen, archiveren en wanneer gepast een korte reactie sturen. Het is dan ook fijn als de afzender vermeldt wat hij/zij van mij verwacht in de eerste zin, het onderwerp of mij opneemt in de cc. Wanneer dit niet duidelijk is, zal het veel moeite kosten om de mail te verwerken en kan die zo maar lang wachten op reactie.

Het is mijn uitdaging om e-mail als asynchroon communicatiemiddel te blijven zien. En niet als werkvoorraad om een hele dag druk mee te zijn. Verder beloof ik goed na te denken of mijn berichtje wel in jouw inbox hoort, dat duidelijk is wat jij er mee moet en ook jij een goede mailmanager kunt zijn.

Artikel

Bas is EPD-consultant bij Zorgverbeteraars. In de dagelijkse praktijk helpt hij ziekenhuizen en andere zorginstellingen met het optimaliseren van hun EPD en inzet van ICT, het implementeren van nieuwe functionaliteiten en het onderhouden van het EPD.

Meer over Bas Smit