The grass is always greener on the other side, or is it not?

Een kijkje over de grens: zes vragen aan Yaw Owusu, Jewish family and child service of greater Toronto, Ontario (Canada)

In deze rubriek lees je hoe er in een ziekenhuis in het buitenland gekeken wordt naar de ontwikkelingen rond EPD en data. Is het gras altijd groener aan de andere kant van de heuvels? Deze keer gaan we naar Ontario en vragen daar aan Yaw Owusu: Is the grass always greener? 

In de Nederlandse gezondheidszorg hebben we talloze kwaliteitsregistraties, maar we worstelen met de inrichting van onze EPD’s. Het kost veel energie om iedereen te betrekken en om de ambiguïteit uit onze data te halen. In andere landen lijkt het vaak een stuk eenvoudiger, zo wordt in veel landen de gezondheidszorg centraal gecoördineerd en gefaciliteerd. Of lijkt het gras alleen maar groener en heeft ieder land zijn eigen problemen en uitdagingen bij het verbeteren van de gezondheidszorg? Wat kunnen we van elkaar leren?

Kun je ons wat meer vertellen over jullie organisatie en jouw rol?

‘Ik werk voor het Jewish Family and Child Service of Greater Toronto. Dat is een sociale dienst instelling met een groot aantal diensten waaronder een hulpprogramma voor kinderen. We voorzien in de behoeften van onze cliënten middels meer dan dertig programma’s met drie focusgebieden: veiligheid, armoedebestrijding en geestelijke gezondheid & welzijn. In mijn leidinggevende functie houd ik toezicht op de compliance- en privacy-aspecten van de organisatie, waaronder de naleving van de Personal Health Information Protection Act, 2004 (Ontario health law), en Part X of the Child, Youth and Family Services Act, 2017.’

Als  je de mate van digitalisering binnen je organisatie een cijfer zou moeten geven, welk cijfer zou dat dan zijn?

‘We gebruiken een provinciale database, Child Protection Information Network Project (CPIN), die beheerd wordt door het Ontario Ministry of Children and Youth Services (MCYS). Daarnaast hebben we in huis een Matrix case management systeem voor zorg aan individuele cliënten en families. We zijn Matrix nog verder aan het uitrollen voor andere programma’s die we aanbieden om zo case management gemakkelijker te maken naarmate we steeds verder toewerken naar een papierloze organisatie.’

Wat is volgens jou de grootste zorg/uitdaging als het gaat om het betrekken van mensen bij het digitaliseren van de organisatie?

‘Het succesvol combineren van het gebruik van mobiele apparaten met het actief en betrokken luisteren naar onze cliënten is een uitdaging in een papierloze organisatie. Een deel van de cliënten vindt het prettiger als we hen aankijken als een teken van interesse en betrokkenheid in plaats van dat we informatie aan het invoeren zijn op een apparaat. Daarnaast moeten we nog behoorlijk wat papier inscannen, uploaden naar de digitale omgeving en het papier vernietigen.’

Als het gaat om wetgeving en administratie, hoe tijdsintensief zijn deze processen en wie is er binnen de organisatie verantwoordelijk voor het resultaat?

‘We hebben toegewijd eerstelijnspersoneel dat alle consultverslagen invoert in het case management systeem. Het management houdt hier toezicht op. Zij werken samen met het compliance- en privacy-team om er voor te zorgen dat de privacy van onze cliënten gewaarborgd is conform de privacywetgeving.

Om de efficiëntie en continuïteit van zorg te verbeteren is het uitwisselen van data met cliëntem op een veilige en gestandaardiseerde manier cruciaal. Kun je ons iets vertellen over standaardisatie-initiatieven en interoperabiliteits-uitdagingen binnen de organisatie?

‘Er is een gestandaardiseerd proces waarbij alle cliënten voor hun eerste contact via het Intake Department gaan. Zij hebben een methode om alle cliënten te routeren naar de best passende hulpverleners. Daarvoor gebruiken zij gestandaardiseerde spectrumcodes die zowel in de provinciale database als in ons eigen systeem worden gebruikt. Bij ieder cliëntcontact gebruiken medewerkers codes die aansluiten bij het case management. Door gebruik te maken van codes bij het routeren en toewijzen, kunnen we ook bepaalde privacy uitdagingen oplossen. Voor het monitoren van de voortgang van het zorgplan van een cliënt maken we gebruik van standaard 30- en 90-dagen rapportages.’

‘Data is de nieuwe olie’. Ziet jouw organisatie de echte waarde van data en hebben jullie programma’s die hier op gericht zijn?

‘Ja, we schatten data zeker op waarde in onze papierloze omgeving. Door het Matrix-systeem te gebruiken als het centrale systeem kunnen we data extraheren voor onderzoek of kwaliteitsverbetering van de programma’s en diensten die we aanbieden. Bovendien beoordelen we onze processen om de datakwaliteit en invoer van data te verbeteren. We gebruiken uitkomstindicatoren om inzicht te krijgen op basis waarvan we betere beslissingen kunnen nemen en de mentale gezondheid en het welzijn van cliënten kunnen verbeteren.’