Yin en Yang van ICT-implementaties

Dit zijn een paar handige aandachtspunten uit de “Handleiding Implementatie” van Verenso, de vereniging van specialisten ouderengeneeskunde.

• Maak een implementatieplan zo concreet en overzichtelijk mogelijk.
• Doe het niet alleen, maar vorm een (klein) projectteam met verschillende disciplines.
• Houd het management/bestuur op de hoogte van de voortgang voor een goede betrokkenheid en commitment.
• Maak keuzes in punten die wel, juist niet of later worden opgepakt. Het is goed om keuzes te maken.
• Concentreer niet te veel op de achterblijvers. Dit levert vaak weinig op.

Dit zijn een paar handige aandachtspunten uit de “Handleiding Implementatie” van Verenso, de vereniging van specialisten ouderengeneeskunde. Ik vind ze interessant, omdat ik momenteel een implementatietraject van een elektronisch voorschrijfsysteem met een elektronische toedienregistratie begeleid. Dit systeem leidt tot digitalisering van het medicatieproces en heeft een positief effect op medicatieveiligheid. Maar hoe krijgen we het effectief in de lucht? Wanneer zijn de gebruikers tevreden? En wat is dan de gouden tip?

Bovenstaande punten geven mij in ieder geval houvast. Maar na verloop van tijd vraag ik me toch af waar de overzichtelijkheid van het plan is gebleven, hoe ik iedereen van mijn projectteam aan boord houd, welke zaken ik bij het management benoem zonder in oeverloze details te treden, of de gemaakte keuzes achteraf verkeerd zijn en of de achterblijvers toch heel belangrijk zijn…

Dit is nog niet alles. Ik ga voortdurend bij mezelf te rade waar op dit moment mijn grote uitdaging ligt. En dan kom ik uit op een punt dat het tegenovergestelde is van vastomlijnde plannen, strakke formats, snelle keuzes en rechte lijnen. Dat is flexibiliteit! Flexibiliteit van mezelf, maar ook van het ICT-systeem en de gebruiker. Waarschijnlijk kent iedereen het Yin-Yang symbool wel uit de oude Chinese cultuur, die cirkel met een zwart en wit gedeelte met daarin een witte en zwarte stip. Daar moet ik dan direct aan denken. Achter dit symbool schuilt een hele filosofie. Ik ben geen kenner van de totale filosofie, maar trek op hoofdlijnen wel een parallel met de introductie van een ICT-systeem in de zorg.

Yin is het ICT-systeem dat zorgvuldig is ontworpen om de gebruiker van dienst te zijn, maar waar een vorm van rigiditeit aan kleeft. Yang is de gebruiker die van oudsher een eigen werkwijze heeft gecreëerd die fluïde is en ook chaotisch. Het is de kunst om volgens de Yin-Yang filosofie het systeem en de gebruiker niet als tegengesteld te zien, maar als aanvullend. Yin is niet beter dan Yang en andersom. Ze zijn met elkaar verbonden in een dynamisch proces.

Je zou de filosofie ook kunnen doortrekken naar gebruikers onderling. Een systeem heeft meerdere type gebruikers met een ander subdoel. Een arts registreert aandoeningen, behandelingen en geneesmiddelen. Een secretariaat gebruikt hetzelfde systeem om afspraken te plannen. De apotheek levert de geneesmiddelen die zijn voorgeschreven en beheert de geneesmiddelenvoorraad. En op basis van alle informatie in het systeem haalt de financiële afdeling geld op bij de verzekeraar. Elk type gebruiker is een Yin of een Yang, maar ze zijn niet tegengesteld. Ze vullen elkaar aan om samen het grote doel te bereiken: uitstekende patiëntenzorg.

Dan nu weer terug van oosterse wijsheden naar de harde werkelijkheid. Het is belangrijk om tijdens een implementatietraject de gebruiker, het ICT-systeem en de gebruikers onderling naar elkaar toe te laten bewegen. Allen zullen zich op vlakken moeten aanpassen om tot een mooi resultaat te komen. Hieronder dus nog een handig aandachtspunt voor een handleiding en direct een gouden tip:

Breng flexibiliteit in het traject, laat het een dynamisch proces zijn en denk daarbij af en toe aan Yin en Yang!