Werken met HiX in het ziekenhuis Tergooi

In het ziekenhuis Tergooi wordt hard gewerkt aan het ziekenhuis van de toekomst; een combinatie van een fysiek en een virtueel ziekenhuis. Onderdeel hiervan is de overgang naar een Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) die eind 2016 gemaakt is. Inmiddels worden de werkprocessen binnen het ziekenhuis onder de loep genomen om ervoor te zorgen dat iedereen optimaal met dit EPD overweg kan. Wij spraken hierover met Stijn Brinckman; interventiecardioloog en als Chief Medical Information Officer de brug tussen de IT-wereld en de zorgprofessionals.

Over de overgang van een papieren dossier naar een EPD vertelt hij het volgende: “Wij zijn twee jaar geleden overgegaan op een EPD van HiX. Daarvoor hadden we gewoon een papieren dossier. Zo’n overgang is een grote stap waarbij er vooraf uiteraard goed is nagedacht over hoe er met het systeem gewerkt kan worden binnen ons ziekenhuis. Toen we er vervolgens mee gingen werken, hebben we toch gemerkt dat er veel tijd nodig is om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Enerzijds zie je dat gebruikers toch andere wensen hebben met betrekking tot het systeem dan vooraf werd ingeschat en anderzijds hebben gebruikers simpelweg tijd nodig om goed met het systeem te leren werken. Alleen een systeem binnenrijden is gewoon niet genoeg. Vandaar dat we met een HiX optimalisatie traject zijn gestart.”

Multidisciplinair

Voor dit optimalisatie traject heeft het Tergooi een multidisciplinair team samengesteld. Vanwege de diepgaande kennis van HiX, nemen de consultants van Zorgverbeteraars binnen dit team de rol van HiX expert in. De rest van het team bestaat uit specialisten van Lean People en Allegro Medical en uiteraard nemen ook inhoudelijk professionals vanuit het Tergooi deel aan het projectteam. Denk hierbij aan zorgprofessionals, ICT-ers en teamleden van de patiëntenregistratie.

De werkwijze en de expertise van dit projectteam leveren mooie resultaten op aldus Brinckman: “We willen ervoor zorgen dat alle afdelingen goed met het HiX systeem werken. Om dit te bereiken, wordt er aan iedere afdeling een bezoek gebracht door het projectteam. De aanpak die we hierbij hanteren is gebaseerd op de Scrum-methodiek. Dit betekent dat we in een sprint van vier weken tijd een volledige afdeling helpen. Het projectteam kijkt hoe er gewerkt wordt op de betreffende afdeling en wat er verbeterd kan worden. Vervolgens worden de verbeterpunten direct geadresseerd zodat er in korte tijd mooie successen geboekt kunnen worden.

Proces en werkwijze

Wat hierbij opvalt is dat het niet alleen HiX verbeterpunten zijn maar dat het juist ook veel werkproces-verbeteringen zijn. Niet alle afdelingen hebben het werkproces aangepast aan de mogelijkheden van een digitaal systeem. Zo werd er bijvoorbeeld nog gewerkt met zogenaamde loopbriefjes terwijl HiX hiervoor een prachtige functionaliteit heeft.

Daarnaast worden er ook verbeteringen in het systeem aangebracht waardoor alles net even logischer ingericht is. Het belangrijkste hierbij is dat de patiënt er uiteindelijk merkbaar profijt van heeft. Zo kan er efficiënter gewerkt worden waardoor patiënten nu al in sommige gevallen minder vaak naar het ziekenhuis toe hoeven te komen. Ook kunnen de wachttijden verminderd worden doordat papieren processen worden vervangen door digitale processen.”

Het HiX optimalisatie traject levert dus al mooie successen op. Over het vervolg vertelt Brinckman tot slot: “Dit traject gaan we op alle afdelingen van ons ziekenhuis doorlopen waarmee er weer een mooie stap gezet wordt richting het Tergooi als virtueel ziekenhuis.”